Vertriebssoftware — Die besten Tools für KMU im Vergleich 2026

Vertriebssoftware ist eine digitale Lösung, die Verkaufsteams bei der Verwaltung von Leads, Opportunities und Kundenbeziehungen unterstützt — vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Sie ersetzt manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows und liefert Pipeline-Berichte in Echtzeit.

Laut dem Salesforce State of Sales Report (2024) verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem eigentlichen Verkaufen — der Rest geht für Administration, Dateneingabe und interne Meetings verloren. Doch die Wahl der falschen Software verschärft das Problem: Durchschnittlich nutzen Vertriebsteams acht verschiedene Tools, um einen Deal abzuschliessen, und 42 % fühlen sich davon überfordert. Überforderte Verkäufer verfehlen ihre Quote mit 45 % höherer Wahrscheinlichkeit.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeitfresser Administration: Vertriebsteams verbringen laut Salesforce (2024) nur 28 % ihrer Zeit mit Verkaufen — die richtige Software gibt ihnen diese Zeit zurück.
• 5 Tools im Vergleich: Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho und monday CRM — mit Preisen ab 0 USD bis 100+ USD pro Nutzer und konkreter Empfehlung nach Unternehmensgrösse.
• Messbarer ROI: Laut Nucleus Research (2023) bringt jeder in CRM investierte Dollar durchschnittlich 3,10 Dollar Ertrag — vorausgesetzt, das System passt zum Unternehmen.

Dieser Artikel vergleicht die fünf relevantesten Vertriebssoftware-Lösungen für KMU, zeigt die entscheidenden Auswahlkriterien und gibt eine konkrete Empfehlung nach Unternehmensgrösse und Budget. Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines CRM-Systems empfehlen wir unseren Leitfaden zur CRM-Einführung.

Warum KMU eine professionelle Vertriebssoftware brauchen

Der DACH-Raum hat Nachholbedarf: Laut Bitkom Research (2024) nutzen erst 38 % der deutschen Unternehmen ein CRM-System — obwohl 91 % der Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden weltweit bereits eines einsetzen, so Grand View Research. Der Rest arbeitet mit einer Kombination aus Excel, Outlook und persönlichen Notizen.

Das Problem dabei: Manuelle Prozesse skalieren nicht. In unseren Kundenprojekten sehen wir immer wieder dieselben Symptome:

• Verlorene Leads: Ohne systematische Nachverfolgung verschwinden Verkaufschancen zwischen E-Mail-Postfächern und Post-its
• Intransparente Pipeline: Die Geschäftsleitung kann den erwarteten Monatsumsatz nicht zuverlässig prognostizieren
• Doppelarbeit: Vertriebsmitarbeiter pflegen dieselben Daten in mehreren Systemen gleichzeitig
• Kein Reporting: Welche Kanäle bringen die besten Leads? Wie lang ist der durchschnittliche Verkaufszyklus? Ohne Software bleiben diese Fragen unbeantwortet

Professionelle Vertriebssoftware löst diese Probleme durch zentrale Datenhaltung, automatisierte Workflows und Echtzeit-Reporting. Der Effekt ist messbar: Unternehmen berichten im Durchschnitt von 29 % mehr Umsatz, 34 % höherer Produktivität und 42 % besserer Forecast-Genauigkeit nach der Einführung eines CRM-Systems. Unser Kundenmanagement-Leitfaden beschreibt die fünf häufigsten Fehler, die ohne professionelles System entstehen.

Vertriebssoftware vs. CRM — ist das dasselbe?

Kurz: Vertriebssoftware ist eine Teilmenge von CRM. CRM (Customer Relationship Management) umfasst die gesamte Kundenbeziehungspflege — inklusive Marketing, Service und Support. Vertriebssoftware fokussiert auf den Verkaufsprozess:

Funktion	Vertriebssoftware	CRM-System
Lead-Management	Ja	Ja
Pipeline-Tracking	Ja	Ja
Angebotserstellung	Teilweise	Ja (mit Add-ons)
Marketing-Automation	Nein	Ja (Marketing Cloud)
Service & Ticketing	Nein	Ja (Service Cloud)
360-Grad-Kundenansicht	Eingeschränkt	Ja

In der Praxis bieten die meisten Anbieter beides in einer Plattform an — Salesforce, HubSpot und Zoho verkaufen ihre Vertriebsmodule als Teil einer grösseren CRM-Suite. Die Frage ist nicht „Vertriebssoftware oder CRM?”, sondern „Welche Module brauche ich heute — und welche morgen?”

Für KMU, die mit dem Vertrieb starten wollen, reicht zunächst das Sales-Modul. Wenn später Marketing-Automation oder Service-Prozesse hinzukommen, wächst das System mit. Eine tiefergehende Erklärung bietet unser Artikel Was ist ein CRM-System?.

Die 5 besten Vertriebssoftware-Lösungen für KMU

Vergleichstabelle auf einen Blick

Kriterium	Salesforce	HubSpot	Pipedrive	Zoho CRM	monday CRM
Einstiegspreis	25 USD/Nutzer	0 USD (Free)	14 USD/Nutzer	14 USD/Nutzer	12 USD/Nutzer
Pro-Edition	100 USD/Nutzer	90 USD/Nutzer	49 USD/Nutzer	23 USD/Nutzer	19 USD/Nutzer
Kostenlose Version	Nein (30-Tage-Test)	Ja (eingeschränkt)	Nein (14-Tage-Test)	Ja (bis 3 Nutzer)	Ja (bis 2 Nutzer)
Skalierbarkeit	Enterprise-fähig	Mittel bis gross	KMU-fokussiert	Mittel bis gross	KMU bis Mittelstand
Benutzerfreundlichkeit	Mittel (Einarbeitung nötig)	Hoch	Sehr hoch	Mittel	Hoch
KI-Funktionen	Einstein AI + Agentforce	Breeze AI	AI Sales Assistant	Zia AI	monday AI
DACH-Support	Partner-Netzwerk	Deutsch verfügbar	Deutsch verfügbar	Englisch dominant	Deutsch verfügbar
Kunden weltweit	150’000+	288’000+	100’000+	250’000+	245’000+ (Plattform)

1. Salesforce Sales Cloud — Der Branchenführer

Am besten für: Unternehmen, die wachsen wollen und ein System brauchen, das mitskaliert — von 5 bis 500+ Nutzern.

Salesforce dominiert den CRM-Markt mit 20,7 % Marktanteil und ist laut IDC seit 12 Jahren in Folge die Nummer 1. Das hat Gründe: Kein anderes System bietet diese Kombination aus Anpassbarkeit, Automatisierung und Ökosystem.

Stärken:

• Unbegrenzte Skalierbarkeit: Von der Starter Suite (25 USD) über Pro Suite (100 USD) bis Enterprise (175 USD) und Unlimited (350 USD) — keine Migration nötig beim Upgrade
• AppExchange: Über 7’000 Erweiterungen für branchenspezifische Anforderungen
• Einstein AI und Agentforce: Automatisiertes Lead Scoring, Opportunity Insights und KI-gestützte Vertriebsassistenten
• Reporting: Die leistungsfähigsten Dashboards und Berichte im Vergleich
• Partner-Ökosystem im DACH-Raum: Zertifizierte Implementierungspartner für begleitete Einführung

Schwächen:

• Steilere Lernkurve als Pipedrive oder HubSpot
• Für den vollen Funktionsumfang ist eine begleitete Konfiguration empfehlenswert
• Add-on-Kosten können sich summieren (z. B. CPQ, Territory Management)

Preise (Stand Februar 2026):

Edition	Preis/Nutzer/Monat	Kernfunktionen
Starter Suite	25 USD	Lead-Management, Opportunity-Tracking, E-Mail-Integration
Pro Suite	100 USD	+ Forecasting, Angebotserstellung, Automatisierungen
Enterprise	175 USD	+ Workflow-Automatisierung, API-Zugang, erweiterte Berichte
Unlimited	350 USD	+ Einstein AI, Sandbox, Premier Support

Einen detaillierten Überblick über alle Funktionen bietet unser Salesforce Sales Cloud Guide.

2. HubSpot Sales Hub — Der Marketing-Allrounder

Am besten für: Unternehmen, die Marketing und Vertrieb in einer Plattform vereinen wollen und einen kostenlosen Einstieg suchen.

HubSpot überzeugt durch die nahtlose Verbindung von Marketing, Vertrieb und Service. Mit 288’706 zahlenden Kunden (Q4 2025) und einem Umsatz von 3,13 Milliarden USD wächst HubSpot schnell — besonders bei KMU, die Inbound-Marketing und CRM kombinieren.

Stärken:

• Kostenlose Einstiegsversion: Kontaktmanagement, Deal-Pipeline und einfaches Reporting ohne Lizenzkosten
• Intuitive Bedienung: Die niedrigste Lernkurve aller verglichenen Systeme
• All-in-One: Marketing, Sales und Service in einer Oberfläche
• Content-Management: Blog, Landing Pages und SEO-Tools integriert

Schwächen:

• Kostenlose Version stark eingeschränkt (keine Automatisierung, limitiertes Reporting)
• Bei wachsenden Teams steigen die Kosten schnell (Professional ab 90 USD/Nutzer/Monat)
• Weniger anpassbar als Salesforce — komplexe Vertriebsprozesse stossen an Grenzen
• Enterprise-Funktionen deutlich teurer als bei Salesforce

Preise (Stand Februar 2026):

Edition	Preis/Nutzer/Monat	Kernfunktionen
Free	0 USD	Kontakte, Deals, einfache Pipeline
Starter	15 USD	+ E-Mail-Tracking, Meeting-Scheduler
Professional	90 USD	+ Automatisierungen, Sequences, Custom Reports
Enterprise	150 USD	+ Predictive Lead Scoring, Custom Objects

3. Pipedrive — Der Vertriebsspezialist

Am besten für: Kleine Vertriebsteams (3–15 Personen), die eine unkomplizierte Pipeline-Verwaltung suchen.

Pipedrive wurde von Vertrieblern für Vertriebler gebaut. Die visuelle Pipeline ist das Herzstück — Deals werden per Drag-and-Drop durch die Phasen gezogen. Mit über 100’000 Kunden in 179 Ländern und rund 207 Millionen USD Umsatz (2024) ist Pipedrive ein etablierter Nischenplayer.

Stärken:

• Visuelle Pipeline: Die intuitivste Deal-Verwaltung im Vergleich
• Schnelle Einrichtung: In wenigen Stunden produktiv — ohne externe Hilfe
• Fokus auf Verkaufsaktivitäten: Automatische Erinnerungen für Aufgaben und Follow-ups
• Preis-Leistung: Günstiger Einstieg bei 14 USD/Nutzer

Schwächen:

• Begrenzte Skalierbarkeit — ab 50+ Nutzern wird es eng
• Kein integriertes Marketing-Modul
• Reporting weniger leistungsfähig als Salesforce oder HubSpot
• Eingeschränkte Anpassbarkeit bei komplexen Prozessen

Preise (Stand Februar 2026):

Edition	Preis/Nutzer/Monat	Kernfunktionen
Essential	14 USD	Pipeline, Kontakte, Kalender-Sync
Advanced	29 USD	+ E-Mail-Tracking, Automatisierungen
Professional	49 USD	+ Custom Reports, Revenue Forecasting
Power	64 USD	+ Projektmanagement, erweiterter Support

4. Zoho CRM — Der Preis-Leistungs-Champion

Am besten für: Preisbewusste KMU, die ein breites Funktionsspektrum zu niedrigen Kosten suchen.

Zoho bedient über 250’000 Unternehmen und hält mit geschätzten 8,4 % einen signifikanten globalen CRM-Marktanteil. Der Mutterkonzern erzielte 2024 einen Umsatz von 1,4 Milliarden USD — mit 27 % Wachstum gegenüber dem Vorjahr.

Stärken:

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Professionelle Funktionen ab 14 USD/Nutzer
• Breites Ökosystem: Zoho bietet über 45 Business-Apps (Mail, Projects, Desk, Books) — alles integriert
• Zia AI: KI-gestütztes Lead Scoring und Vorhersagen bereits in günstigen Editionen
• Kostenlose Version: Bis zu 3 Nutzer ohne Kosten

Schwächen:

• Benutzeroberfläche weniger modern als HubSpot oder Pipedrive
• DACH-Support primär auf Englisch
• Einige fortgeschrittene Funktionen nur in teureren Editionen
• Weniger Integrationen als Salesforce

Preise (Stand Februar 2026):

Edition	Preis/Nutzer/Monat	Kernfunktionen
Free	0 USD (bis 3 Nutzer)	Leads, Kontakte, Aufgaben
Standard	14 USD	+ Scoring, Workflows, Custom Reports
Professional	23 USD	+ Inventar-Management, Blueprints
Enterprise	40 USD	+ Zia AI, Multi-User-Portale, Sandbox

5. monday CRM — Der Newcomer

Am besten für: Teams, die bereits monday.com für Projektmanagement nutzen und CRM-Funktionen ergänzen wollen.

monday CRM hat innerhalb kurzer Zeit 100 Millionen USD ARR erreicht — bei einem Gesamtumsatz der Plattform von über 1,2 Milliarden USD (FY 2025). Die Stärke liegt in der Flexibilität: CRM, Projektmanagement und Workflows laufen auf derselben Infrastruktur.

Stärken:

• Visuelle Flexibilität: Kanban, Tabelle, Kalender, Gantt — jede Ansicht für die Pipeline
• Einfache Automatisierungen: Wenn-dann-Regeln ohne Code erstellen
• Projektmanagement-Integration: Nahtloser Übergang von Deal zu Projektabwicklung
• Günstiger Einstieg: Ab 12 USD/Nutzer

Schwächen:

• CRM-Funktionalität noch weniger ausgereift als bei den etablierten Anbietern
• Keine eigene Marketing-Automation
• Begrenzte CRM-spezifische Integrationen
• Reporting nicht auf dem Niveau von Salesforce oder HubSpot

Preise (Stand Februar 2026):

Edition	Preis/Nutzer/Monat	Kernfunktionen
Basic	12 USD	Kontakte, Deals, visuelle Pipeline
Standard	17 USD	+ E-Mail-Integration, Angebote, Automatisierungen
Pro	28 USD	+ Forecasting, Formulare, erweiterte Berichte
Enterprise	Auf Anfrage	+ Lead Scoring, HIPAA-Compliance, Premium Support

Entscheidungshilfe: Welches Tool passt zu Ihrem KMU?

Die richtige Vertriebssoftware hängt von drei Faktoren ab: Teamgrösse, Budget und Wachstumsambitionen. Wer speziell nach CRM-Lösungen für kleine Teams sucht, findet in unserem CRM-Software-Vergleich für Kleinunternehmen eine detaillierte Gegenüberstellung mit Kostenrechnung.

Nach Unternehmensgrösse

Situation	Empfehlung	Begründung
Solo / 1–3 Personen, knappes Budget	HubSpot Free oder Zoho Free	Kostenloser Einstieg, keine Lizenzkosten
Kleines Vertriebsteam (3–10)	Pipedrive Advanced oder Zoho Professional	Schnelle Einrichtung, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Wachsendes KMU (10–50)	Salesforce Starter Suite oder HubSpot Professional	Skalierbarkeit und Automatisierung für den nächsten Wachstumsschritt
Mittelstand (50+)	Salesforce Pro Suite oder Enterprise	Unbegrenzte Anpassbarkeit, Enterprise-Reporting, KI

Nach Anwendungsfall

• Reines Pipeline-Management: Pipedrive (schnellste Einrichtung, intuitivste Pipeline)
• Marketing + Vertrieb kombiniert: HubSpot (nahtlose Integration beider Welten)
• Maximale Anpassbarkeit: Salesforce (jeder Prozess abbildbar, grösstes Ökosystem)
• Maximale Kosteneffizienz: Zoho CRM (breitester Funktionsumfang pro investiertem Franken)
• Projekt + Vertrieb kombiniert: monday CRM (CRM und Projektmanagement auf einer Plattform)

Der entscheidende Faktor: Skalierbarkeit

In unseren Kundenprojekten sehen wir häufig denselben Fehler: Ein KMU wählt die günstigste Lösung, wächst in 18 Monaten darüber hinaus und steht vor einer teuren Migration — inklusive Datenverlustrisiko und Einarbeitungszeit für das gesamte Team.

Der Schlüssel liegt in der Frage: Wo stehen Sie in zwei Jahren? Wenn Ihr Team von 5 auf 20 Personen wachsen soll, brauchen Sie heute ein System, das diese Skalierung ohne Wechsel ermöglicht. Salesforce bietet diesen Weg — von der Starter Suite (25 USD) bis zur Enterprise Edition (175 USD) ohne Datenmigration.

5 Kriterien für die richtige Wahl

Bevor Sie eine Testversion starten, klären Sie diese fünf Punkte:

1. Vertriebsprozess definieren

Wie viele Pipeline-Phasen hat Ihr Verkaufszyklus? Welche Daten werden pro Deal erfasst? Welche Automatisierungen sind nötig? Dokumentieren Sie Ihren Ist-Prozess, bevor Sie Software evaluieren.

2. Integrationsbedarf prüfen

Muss die Software mit Outlook, Gmail, einem ERP-System oder Marketing-Tools verbunden werden? Prüfen Sie die verfügbaren Integrationen vorab — fehlende Schnittstellen sind ein häufiger Grund für Unzufriedenheit.

3. Total Cost of Ownership berechnen

Lizenzkosten sind nur ein Teil der Rechnung. Rechnen Sie auch ein:

• Implementierung: Von der Eigenkonfiguration (kostenlos, aber zeitintensiv) bis zur begleiteten Einführung (CHF 5’000–30’000)
• Schulung: Interne oder externe Trainingskosten
• Add-ons: Marketing-Module, erweiterte Berichte, zusätzlicher Speicher
• Laufende Optimierung: Anpassungen an neue Prozesse und Anforderungen

4. Das Team einbeziehen

55 % der CRM-Projekte verfehlen ihre Ziele, so der Johnny Grow CRM Failure Report (2025). Die häufigste Ursache: mangelnde Nutzerakzeptanz. Lassen Sie mindestens zwei operative Vertriebsmitarbeiter an der Evaluation teilnehmen. Ein Tool, das dem Management gefällt, aber den Alltag der Verkäufer erschwert, wird nicht genutzt.

5. Testphase mit echten Daten

Importieren Sie eine Stichprobe Ihrer tatsächlichen Kundendaten in die Testsysteme. Nur so sehen Sie, wie die Software mit Ihren realen Prozessen funktioniert — nicht mit den Demodaten des Anbieters.

Vertriebssoftware einführen: Die nächsten Schritte

Die Wahl der richtigen Software ist der Anfang — die Einführung entscheidet über den Erfolg. Laut Nucleus Research (2023) bringt jeder in CRM investierte Dollar durchschnittlich 3,10 Dollar Ertrag. Doch diese Rendite setzt voraus, dass das System tatsächlich genutzt wird.

Unser Leitfaden zur CRM-Einführung beschreibt die sieben Schritte von der Anforderungsanalyse bis zum Go-Live — inklusive der häufigsten Fehler und einer realistischen Kostenübersicht.

Für einen umfassenden Blick auf alle CRM-Systeme im DACH-Raum — nicht nur die fünf hier verglichenen — empfehlen wir unseren Vergleich der 14 besten CRM-Systeme.

Nächster Schritt: Ihr Vertriebsteam produktiv machen

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