Wer als Unternehmen erfolgreich sein möchte, darf nicht auf der Stelle stehen. Besonders dann, wenn es um Prozesse geht, ist eine kontinuierliche Verbesserung nötig. Doch was genau bedeutet Prozessoptimierung und welche Massnahmen eignen sich? Dieser Artikel gibt die Antwort.
Was versteht man unter Prozessoptimierung?
Der Begriff der Prozessoptimierung umfasst alle Methoden, mit denen Teams und Unternehmen aktuelle Prozesse analysieren und auf dieser Basis so anpassen, dass sie effizienter und profitabler werden. Das kann dazu beitragen, dass der Gewinn gesteigert wird, Kunden zufriedener sind oder bestimmte Fehler der Vergangenheit angehören. Kurzum: Wer sich immer wieder mit Optimierungsmöglichkeiten der Unternehmensprozesse befasst, kann ein höheres Wachstum verzeichnen.
Prozessoptimierung kann kontinuierlich oder nur einmalig eingesetzt werden. Eines ist jedoch immer gegeben: Man geht dabei systematisch und geplant vor, um beste Ergebnisse zu erzielen.
Die Lösungen für verbesserte Prozesse können vielfältig sein und müssen sich immer an den Zielen und Voraussetzungen des Unternehmens orientieren. Für manche ist eine Automatisierung der Geschäftsprozesse der ideale Ansatz, einige tun gut daran, andere Maschinen für die Produktion einzusetzen und andere müssen vielleicht ihre CRM-Strategie besser ausbauen.
Welche Ziele verfolgt die Prozessoptimierung?
Es gibt verschiedene Ziele, die Unternehmen oder Organisationen mit der Prozessoptimierung verfolgen. Wichtig ist dabei, dass Sie sich immer eigene Ziele stecken, die individuell zu Ihrem Unternehmen und zu seiner Situation passen.
Wir stellen Ihnen ein paar Beispiele für Ziele der Prozessoptimierung vor:
- Kostensenkung: Durch effizientere Prozesse können Sie Ressourcen wie Arbeitskräfte, Material und Betriebsmittel sparen.
- Qualitätssteigerung: Es ist möglich, die Präzision durch eine Prozessoptimierung zu erhöhen, was die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen steigern kann.
- Fehlerelimination: Fehler wie Sicherheitsrisiken oder optische Mängel können verhindert und damit Ausschuss verringert werden.
- Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Optimierte Prozesse sind sicherer für Ihre Mitarbeiter. So werden beispielsweise Gesundheits- und Verletzungsrisiken minimiert. Weiterhin werden flexible Arbeitszeiten möglich.
- Steigerung der Produktivität: Bessere Prozesse fördern eine optimierte Auslastung von Geräten und Maschinen. Dadurch steigt gleichzeitig die Produktivität.
Übergeordnet erfüllt Prozessoptimierung jedoch immer einen Zweck: Das Unternehmen möchte die Kundenbedürfnisse und -erwartungen immer besser erfüllen. Immerhin stellen zufriedene Kunden die Basis für hohe Umsätze und eine gute Reputation dar. Daher sollten Sie bei Maßnahmen der Prozessoptimierung immer die Bedürfnisse Ihrer Kunden im Blick behalten.
Für wen eignet sich Prozessoptimierung?
Für Unternehmen gilt: Wer stillsteht und sich mit der Zeit nicht verändert, wird auf dem Markt früher oder später untergehen. Es ist ein Muss, gewisse Änderungen vorzunehmen, um erfolgreich zu sein. Die gezielte Prozessoptimierung hilft dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben.
Somit eignet sie sich für jedes Unternehmen, jeden Selbstständigen und jede Organisation, die wirtschaftlich arbeiten muss. Selbst Non-profit-Organisationen und Behörden tun gut daran, hin und wieder eine Prozessoptimierung vorzunehmen, um ihre Ziele zu erreichen. Nur so können die Bedürfnisse und Anforderungen der Zielgruppen dauerhaft erfüllt werden.
Meist ist es das Management eines Unternehmens, das die Prozessoptimierung vorantreibt. Besonders die Positionen des Qualitätsmanagers und des Produktionsleiters spielen dabei eine wichtige Rolle. Sie übernehmen eine Reihe bedeutender Aufgaben.
Wie funktioniert Prozessoptimierung?
Wer zufällig einen Fehler in einem Prozess entdeckt und diesen behebt, hat schlicht Glück und kann dadurch für eine signifikante Verbesserung sorgen. Man spricht jedoch dabei nicht von Prozessoptimierung.
Bei der Prozessoptimierung geht es vielmehr um eine systematische und methodische Vorgehensweise. Zudem ist es nötig, dass das Unternehmen sowie alle Beteiligten das nötige Mindset mitbringen. Es muss die Akzeptanz vorherrschen, dass es Fehler geben kann und dass man nur dann erfolgreich ist, wenn man sich kontinuierlich verbessert. Wer sich eingesteht, dass Optimierung nie abgeschlossen ist, befindet sich auf dem richtigen Weg.
Prozessoptimierungen sollten daher immer wieder wiederholt werden. So können Ergebnisse und Arbeitsabläufe Schritt für Schritt verbessert und an veränderte Bedingungen angepasst werden.
Es sind vor allem drei Voraussetzungen, die Unternehmen erfüllen müssen, damit Prozessoptimierung wie gewünscht funktioniert:
- Sie müssen Ihre Prozesse kennen und dokumentieren.
- Es muss Verantwortliche für jeden Prozess geben.
- Es braucht definierte Vorgehensweisen für die Prozessoptimierung.
7 Methoden für die Prozessoptimierung
Es gibt verschiedene Methoden, die sich für die Prozessoptimierung eignen. Auf diese Weise können Sie Ineffizienzen reduzieren und Ihr Unternehmen voranbringen. Wir von Cloud Consultants stellen Ihnen die Top 7 Methoden für optimierte Prozesse vor.
1. Six Sigma
Die Six-Sigma-Methode wurde im Jahr 1986 von dem amerikanischen Ingenieur Bill Smith entwickelt. Die Basis der Methode sind statistische Daten, die Geschäftsführern deutlich machen, wie gut ihre Prozesse funktionieren.
Laut Six Sigma wird der Prozess als optimiert betrachtet, wenn er alle Million Zyklen zu weniger als 3,4 Mängeln führt. Daher kommt diese Methode vor allem in Unternehmen im Fertigungssektor zum Einsatz. Sie hilft dabei, Mängel und Inkonsistenzen zu identifizieren und zu minimieren. Das übergeordnete Ziel ist Konsistenz, die zu zufriedeneren Kunden führt.
Der Kernprozess von Six Sigma setzt sich aus 5 DMAIC-Phasen zusammen:
- Define (definieren): Was ist das Problem und welches Ziel möchte man erreichen?
- Measure (messen): Was leistet der aktuelle Prozess und wie wirkt sich das Problem aus?
- Analyse (analysieren): Wodurch wird das Problem verursacht?
- Improve (verbessern): Wie kann man das Problem aus der Welt schaffen?
- Control (steuern): Wie kann man dauerhaft eine Verbesserung sicherstellen?
Dabei fällt der enormste Arbeitsaufwand in die Analysephase. Unternehmen können ein Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm nutzen. So können Ursachen für Produktmängel besonders gut visualisiert werden.
2. Kaizen
Die Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen stammt aus Japan – einem Land, das durchaus für Erfolge und Innovationen bekannt ist. Kaizen wurde aus der Idee heraus entwickelt, dass der Mensch sein Leben kontinuierlich verbessern sollte, um zufriedener zu sein und Erfüllung zu erfahren.
Genau das funktioniert auch für Ihr Unternehmen. Nur dann, wenn Sie es stetig verbessern, kann es erfolgreich sein. Die Kaizen-Methode zielt also darauf ab, Aktivitäten zu optimieren, die einen Mehrwert mit sich bringen. Verschwendung hingegen wird reduziert.
Davon gibt es drei Arten:
- Muda (Verschwendung): Tätigkeiten, die keinen Mehrwert schaffen, aber Ressourcen verbrauchen
- Mura (Unausgeglichenheit): Überproduktion, die eine Verschwendung zur Folge hat
- Muri (Überbelastung): Überbeanspruchung von Ressourcen wie überarbeitete Mitarbeiter oder abgenutzte Maschinen
3. Lean Management
Mit dieser Management-Philosophie wird daran gearbeitet, Prozesse „schlanker“ zu gestalten (englisch „lean“ = „schlank“). Lean Management besagt, dass ein Unternehmen nur das tun sollte, was einen Mehrwert für die Kunden schafft. Prozesse, die nicht zur Wertschöpfung beitragen, sollten daher ausgemerzt werden.
4. Total Quality Management (TQM)
Mit TQM haben Sie eine Methode an der Hand, die sich voll an Ihren Kunden orientiert. Es wird eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit angepeilt. Häufig findet man diese Technik im Supply Chain Management sowie in anderen Projekten, die auf Kundenzufriedenheit ausgelegt sind.
Total Quality Management hängt stark von datenbasierten Entscheidungen und Leistungskennzahlen ab. Man optimiert Prozesse auf der Basis von Daten. Daher kommen Erfolgskennzahlen zum Einsatz, um zu ermitteln, wie eine sinnvolle Prozessoptimierung konkret aussehen kann.
Was sind die wichtigsten Funktionen von TQM?
- Kundenorientierung: An oberster Stelle steht die Zufriedenheit des Endkunden. Daher sollten Sie und Ihr Team sich immer wieder die Frage stellen, wie sich Prozessänderungen auf die Kundenzufriedenheit auswirken können.
- Einbindung des Teams: Bei anderen Methoden der Prozessoptimierung wird nicht das ganze Team einbezogen. Bei TQM ist das anders – hier ist nicht nur das Produktionsteam involviert, da man die Impulse anderer Abteilungen schätzt.
- Prozessoptimierung auf Basis von Daten: TQM hat die Grundlage, systematisch Daten zu sammeln, die Ihnen eine Analyse der Leistung Ihrer Prozesse ermöglichen. So stellen Sie fest, wo womöglich Ineffizienzen vorliegen.
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): In diesem Zuge werden kleine Veränderungen vorgenommen, um Prozesse nach und nach zu optimieren. So kann sich Ihr Team an veränderte externe Umstände besser anpassen.
5. 5-Why-Methode
Mit dieser Methode können Sie die Ursache eines Problems identifizieren. Dazu ziehen Sie eine Gruppe an Mitarbeitern hinzu, die am Scheitern eines Projekts beteiligt waren. Stellen Sie die Frage: „Warum ist das schiefgelaufen?“, und wiederholen Sie die Frage nach dem Warum so oft, bis Sie zu den wahren Ursachen vordringen.
Wichtig: Dabei geht es nicht etwa, menschliches Versagen aufzudecken, sondern echte Probleme im Prozess aufzudecken.
6. Business Process Reengineering (BPR)
Müssen Geschäftsprozesse komplett neu aufgezogen werden, damit Sie sie optimieren können? Dann kommt die Methode Business Process Reengineering (BRP) genau richtig! Vor allem Unternehmen, die schon viele Jahre bestehen und in denen sich im Laufe der Zeit kaum etwas verändert hat, mögen so radikale Ansätze sinnvoll sein.
Die Prozessoptimierung mittels BRP durchläuft 4 Phasen:
- Renewing (erneuern): Mitarbeiter werden speziell geschult und enger in Prozesse einbezogen. Das schafft die Basis für die weiteren Phasen.
- Revitalising (wiederbeleben): Prozess, der Ist-Zustand und mögliche Verbesserungspotenziale werden analysiert. Es entsteht ein Konzept für den Soll-Zustand.
- Reframing (Denkmuster ändern): Im Unternehmen werden neue Arbeitsweisen und Abläufe eingeführt.
- Restructuring (restrukturieren): Nun etablieren Sie die neuen Prozesse dauerhaft. Es ist wichtig, dass Sie die Auswirkungen messen und bei Bedarf weitere Verbesserungen vornehmen.
7. Retrospektive
Diese Methode zur Prozessoptimierung eignet sich für Unternehmen, die mit agilen Prozessen arbeiten. Hier kann es zu besonderen Problemen kommen, wenn Prozesse verbessert werden sollen. Daher sind auch besondere Lösungen gefragt. Prozesse sind in agilen Unternehmen nicht fest definiert. Vielmehr organisieren sich Teams selbst und können eigene Prozesse festlegen und nach Belieben anpassen.
Bei der Retrospektive versammelt sich das Team und analysiert die bisherige Zusammenarbeit. Relevant sind unter anderem folgende Aspekte:
- Dynamik im Team
- Verhaltensweisen
- Arbeitsabläufe
- Arbeitsbedingungen
Ziel ist es, gemeinsam Massnahmen zu finden und ihre Wirkung in weiteren Retrospektiven herauszufinden.
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Die 4 Phasen der Prozessoptimierung
Sie kennen nun hilfreiche Methoden, die Sie bei der Prozessoptimierung unterstützen. Doch wie setzen Sie diese überhaupt um? Dazu ist interessant zu wissen, dass die Optimierung 4 Phasen durchläuft. Man beschreibt diesen Vorgang auch als PDCA-Zyklus.
P für Planen
Zunächst analysieren Sie den aktuellen sowie den gewünschten Zustand. In diesem Zuge werden Optimierungspotenziale identifiziert und Sie können Massnahmen zur Optimierung planen und entwickeln.
D für Durchführen
Die im ersten Schritt geplanten Massnahmen werden jetzt durchgeführt. Es lohnt sich, sie zunächst testweise einzuführen, um sie im späteren Verlauf beobachten zu können.
C für Check (Überprüfen)
Anhand verschiedener Parameter können Sie anschliessend messen, ob es eine Verbesserung durch die ergriffenen Massnahmen gegeben hat und ob Sie Ihr Ziel damit erreichen konnten.
A für Agieren
War die Massnahme erfolgreich und Sie konnten Ihr Ziel erreichen? Dann werden Ihre Prozesse nach und nach entsprechend der Planung angepasst. Das Ziel dieser Phase besteht darin, dass der neue Prozess zum Standard wird und es die alte Vorgehensweise nicht mehr gibt.
Wurde das Ziel durch die ergriffenen Massnahmen verfehlt? Dann beginnt der PDCA-Zyklus von vorne, damit Sie wirksamere Methoden finden können.
Fazit
Eine Prozessoptimierung führt zu effizienteren Unternehmensabläufen und hilft Ihnen dabei, Ihre individuellen Ziele zu erreichen. Dabei kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, die sich jeweils für unterschiedliche Branchen und Probleme eignen. So kann jedes Unternehmen den individuell am besten passenden Ansatz wählen.
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