Damit Unternehmen erfolgreich sein können, müssen sie effizient agieren. Dank vielfältiger Automatisierungsmöglichkeiten lassen sich zahlreiche Ziele erreichen. Wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis aussieht und was dabei hilfreich ist, zeigt dieser Artikel.
Was versteht man unter der Geschäftsprozessautomatisierung?
In einem Unternehmen gibt es viele Prozesse. Je nach Branche und Unternehmensgröße ist es sehr unterschiedlich, wie komplex diese Prozesse sind. Eines ist jedoch klar: Sie können eine Menge Zeit verschlingen.
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Aufgaben, die normalerweise manuell erledigt werden, automatisieren. Vor allem bei täglich anfallenden To Dos ist das sehr praktisch.
Dabei kann es sich um viele verschiedene Aufgaben handeln – von der Beantwortung von Kundenanfragen bis hin zur Erledigung wiederkehrender Arbeiten. Zudem hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen dabei, effizient auf das papierlose Büro umzustellen.
Es können Aufträge automatisiert werden, für die eine große Menge an Rohdaten anfallen und bei denen eine umfangreiche Dokumentation nötig ist. Passende Software hilft dabei, all das nicht nur zu automatisieren, sondern auch ressourcensparend vorzunehmen.
Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?
Tatsache ist: In Unternehmen gibt es kaum Bereiche, in denen keine Automatisierungsmaßnahmen getroffen werden können. Es gibt allerdings Abteilungen, die in besonderem Maße dafür geeignet sind:
- IT: Als digitale Einheit von Unternehmen ist die IT geradezu dafür geschaffen, automatisiert zu werden.
- Vertrieb: Tools wie ein CRM-System helfen dabei, Aufgaben rund um den Kunden zu automatisieren. Opportunities können verwaltet werden, Leads werden generiert und maßgeschneiderte Angebote können konzipiert werden.
- Kundenservice: Der Kundensupport profitiert in hohem Maße von der Automatisierung. Eine schnelle und kompetente Auskunft wird möglich.
Automatisierung von Geschäftsprozessen – 5 Vorteile für Unternehmen
Automatisierungslösungen eignen sich für jedes Unternehmen. Vom kleinen Start-up über den mittelständischen Betrieb bis hin zum großen Konzern – es gibt viele Vorteile, von denen alle Arten von Firmen profitieren können. Wir von Cloud Consultants haben 5 Vorteile für Sie zusammengetragen.
1. Gesteigerte Effizienz
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird das Unternehmen im Allgemeinen effizienter und produktiver. Entsprechende Maßnahmen helfen dabei, Fehler zu vermeiden und lästige sowie mühevolle Arbeiten zu automatisieren.
So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, die mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben haben. Zudem führen Automatisierungslösungen zu einer Einsparung von Ressourcen. Immerhin sind dadurch nicht mehr so viele Arbeitskräfte nötig.
2. Geringere Kosten
Unternehmen, die effizient agieren, können Kosten sparen. Das wiederum steigert die Rentabilität. Mitarbeiter, die zuvor Papierdokumente händisch bearbeitet haben, können weitaus wichtigere Aufgaben übernehmen, wodurch die Ressourcen in Form von Arbeitskräften effizienter eingesetzt werden.
3. Transparenz
Tools zur Datenerfassung, Berichterstattung und Analyse ermöglichen ein hohes Maß an Transparenz. Dieses ist vor allem dann sehr wichtig, wenn mehrere Abteilungen Hand in Hand arbeiten sollen. Jeder hat den Blick auf die nötigen Daten und kann sehen, was bereits erledigt wurde und was nicht.
4. Einfachere Verwaltung
Dokumente und Daten müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden und verstopfen auch nicht das E-Mail-Postfach, wenn Unternehmen entsprechende Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen.
Die Verwaltung wird optimiert, was wiederum Zeit spart. Außerdem haben Sie alles dann zur Hand, wenn Sie es brauchen. Immerhin werden Dokumente und Daten zentral gespeichert, was einen einfacheren Zugriff und mehr Übersicht erlaubt.
5. Mehr Zufriedenheit
Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter können durch Maßnahmen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zufriedener werden. Automatisierungen bedeuten, dass ein großer Teil der Arbeit wegfällt. Und das ist meist genau der Teil, der sich bei Mitarbeitern ohnehin nicht gerade großer Beliebtheit erfreut.
Ihre Kunden können zufriedengestellt werden, da schneller und zielgerichteter auf sie eingegangen werden kann. Dank praktischer Automatisierungstools erhalten Kunden eine schnelle und kompetente Auskunft und maßgeschneiderte Lösungen für ihre Anliegen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen – wie sieht das in der Praxis aus?
Unternehmen, die noch nicht viele Automatisierungsmaßnahmen getroffen haben, stehen zunächst vor der großen Frage: Wie lassen sich Geschäftsprozesse überhaupt automatisieren? Und welche Schritte muss man durchlaufen, um das zu erreichen? Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie vorbereitet, die den Weg zur Geschäftsprozessautomatisierung ebnet.
1. Technik annehmen
Vertrauen in die Technik ist absolut wichtig, wenn man das Unternehmen auf Geschäftsprozessautomatisierung vorbereiten möchte. Für viele Unternehmer bedeutet Automatisierung immer noch „Kontrollverlust“. Dass das allerdings gar nicht so ist, zeigen viele Beispiele.
Es gilt, Technik als Chance zu sehen und nicht als Feind. Dabei ist es wichtig, die unterstützenden Funktionen technischer Lösungen nicht nur in der Führungsebene zu erkennen. Jeder im Team muss voll und ganz dahinterstehen. Immerhin hilft es nichts, wenn Systeme integriert werden und diese von den Mitarbeitern nicht angenommen werden.
Kommunikation und Weiterbildungen sind Wege, wie sich das Bewusstsein dafür schaffen lässt, dass die Automatisierung etwas Gutes ist.
2. Bedarf ermitteln
Automatisierung geht nicht von heute auf morgen. Zunächst einmal muss klar sein, wo überhaupt Bedarf besteht. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Durch eine Analyse von Geschäftsprozessen lässt sich ermitteln, wo noch Verbesserungspotenziale bestehen. Ein Soll-Ist-Vergleich ist ebenfalls ratsam.
Wichtig ist, dass Sie zuerst Ihren individuellen Bedarf kennen und erst dann Lösungen suchen, wie sich Prozesse automatisieren lassen. Andernfalls kann es sein, dass Ihre gewählte Lösung gar nicht zum vorherrschenden Problem passt.
3. Geeignete Software finden
Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen eignen sich verschiedene Systeme. Wichtig ist, dass Sie eine Software finden, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Zudem sollte sie mit der bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel sein. Nur dann kann sie eine Bereicherung für den Unternehmensalltag darstellen.
Viele Unternehmen entscheiden sich für die Integration von Salesforce. Bei Salesforce handelt es sich um einen Anbieter für CRM-Systeme und einer umfangreichen Cloud für die Optimierung vielzähliger Geschäftsprozesse. Da sich die Funktionen maßgeschneidert zusammensetzen lassen, erhält jedes Unternehmen genau die Lösung, die es benötigt.
4. Strategie entwickeln
Wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren möchten, sollten Sie planvoll vorgehen. Empfehlenswert ist, eine Strategie zu entwickeln. Testen Sie die gewählte Software, durchlaufen Sie den Onboarding-Prozess und holen Sie alle Beteiligten an Bord. Stellen Sie zudem einen Plan auf, wie Sie Prozesse Stück für Stück automatisieren möchten.
Geschäftsprozesse mit Salesforce automatisieren
Salesforce ist eine beliebte Lösung, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht. Damit Sie die Funktionen voll ausschöpfen können, sollten Sie sich von einem Spezialisten beraten lassen.
Wir von Cloud Consultants stellen gerne ein individuelles Paket für Sie zusammen, das auf die individuellen Anforderungen Ihres Betriebs zugeschnitten ist. So erhalten Sie genau die Funktionen, die Sie für die Geschäftsprozessautomatisierung benötigen. Da sich die Bausteine flexibel verändern lassen, können Sie den Leistungsumfang jederzeit anpassen. So entspricht Salesforce immer genau Ihren Bedürfnissen.
Wichtig: Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren möchten, sollten Sie immer einen Profi an der Hand haben. Wir von Cloud Consultants stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen, Ihre Strategie umzusetzen. Zudem können Sie dadurch sicherstellen, dass Sie ab Tag 1 die bestmögliche Hilfestellung bei der Nutzung Ihrer neuen Systeme haben.
Fazit: Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Salesforce
Viele Unternehmen streben nach Lösungen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Systeme wie Salesforce sind dafür ideal geeignet. Die meisten Bereiche eines Unternehmens eignen sich dafür, automatisiert zu werden. So können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren, die von einer gesteigerten Effizienz über eine Kostenersparnis bis hin zu zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern reichen.
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