6 Tipps, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten

6 Tipps, um Geschäftsprozesse zu optimieren

Ganz gleich, in welcher Abteilung eine Prozessoptimierung angestrebt wird – es gibt ein paar Tipps, die bei der Umsetzung helfen. Wir von den Cloud Consultants haben hilfreiche Tipps für den Optimierungsprozess für Sie zusammengetragen.

1. Redundante Prozesse ermitteln

Einige Prozesse oder Handlungen sind eigentlich schon längst überflüssig, was jedoch vielen gar nicht auffällt. Dazu gehören beispielsweise Handlungen, die nur einmal nötig sind, im Laufe eines Prozesses jedoch mehrfach vorgenommen werden. Ein weiteres Beispiel sind Standardtexte, die von einer Vielzahl an Personen geprüft werden, ohne dass sich Tonfall oder Inhalt wirklich ändert.

Zur Geschäftsprozessoptimierung gehört, dass Sie solch unnötige Schritte oder Prozesse ermitteln. Im nächsten Zuge werden sie eliminiert. Auf diese Weise kann ein gesamter, komplexer Prozess effizienter werden.

In der Praxis ist es jedoch oftmals gar nicht so einfach, redundante Prozesse ausfindig zu machen. Fragen Sie sich daher ehrlich selbst, ob eine bestimmte Handlung wirklich einen Mehrwert einbringen. Falls nicht, ist sie womöglich unnötig und kann eliminiert werden.

2. Produktionsprozess optimieren

Die Produktion gilt als besonders komplexer und umfangreicher Geschäftsprozess. Wenn Sie diesen optimieren, sorgen Sie für Verbesserungen in vielen Unternehmensbereichen. Dazu ist es nötig, Ihren derzeitigen Produktionsprozess sorgfältig zu prüfen. Anschliessend sollten Sie Prozesse und Technologien ständig aktualisieren und geplante Wartungsarbeiten ständig durchführen.

Einen weiteren positiven Einfluss können Investitionen in Ihr Personal darstellen. Ordentliche, sichere und saubere Arbeitsplätze, die ein positives Arbeitsklima und Produktivität fördern, sowie Schulungen und Weiterbildungsangebote tragen dazu bei, dass Ihre Produktionsprozesse besser werden.

3. Deadlines einhalten

Viele Geschäftsprozesse werden durch Verzögerungen behindert. Um einen Geschäftsprozess zu optimieren, ist es daher nötig, diese Verzögerungen aus der Welt zu schaffen. Und genau da kommen Fristen ins Spiel.

Unternehmen sollten daran arbeiten, Fristen stets einzuhalten sowie Aufgaben und Rollen klar zu verteilen. Dadurch können Engpässe verhindert werden. Damit Sie Fristen zuverlässig einhalten können, sollten Sie sie klar und erreichbar festlegen. Vernünftige Deadlines führen zu Vorteilen und verhindern Stress und Druck.

Folgende Vorteile können sich zeigen:

• Klarheit innerhalb Ihrer Organisation: Davon profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch externe Partner sowie Ihre Kunden.
• Gemeinsames Ziel: Sie können als Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, das bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden soll.
• Motivation: Deadlines wirken als Motivator und können die Arbeitsleistung erhöhen.

4. Bei Ausfällen für Ersatz sorgen

In vielen Unternehmen wirkt sich der Ausfall von Mitarbeitern verheerend aus. Vor allem in der Produktion kann es dadurch zu Problemen kommen. Fällt ein Teil der Produktionslinie aufgrund eines fehlenden Mitarbeiters aus, zieht das vielfältige Folgen nach sich, die sich auf viele verschiedene Geschäftsprozesse auswirken.

Daher ist ein schneller Ersatz essenziell. Dadurch können Ihre Geschäftsprozesse dauerhaft aufrechterhalten werden. Mithilfe einer Kompetenzverhaltungssoftware müssen Sie nur die nötige Qualifikation eingeben, um den optimalen Ersatz zu finden.

5. Lebenslanges Lernen am Arbeitsplatz

Damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und sich Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich optimieren lassen, ist lebenslanges Lernen unerlässlich. Während der Berufsausbildung sind Lernprozesse fest im Arbeitsalltag integriert. Doch auch später sollten genau solche Prozesse noch Anwendung finden.

Durch eine Ausbildung am Arbeitsplatz können Menschen innerhalb kurzer Zeit enorme Lernerfolge erzielen. Gegenüber klassischem Lernen liegt der Fokus auf der Praxis. Dadurch lässt sich das Gelernte viel schneller in die Praxis umsetzen. Zudem erhalten Teilnehmer sofort eine Rückmeldung über die Lernergebnisse und sie können neue Fähigkeiten und Kenntnisse direkt in der eigenen Arbeitsumgebung anwenden.

Für Unternehmen zeigt sich ein weiterer Vorteil: Durch das Lernen am Arbeitsplatz geht weniger produktive Arbeitszeit verloren. So lassen sich gleichzeitig Kosten senken.

Damit Ihre Mitarbeiter eine hohe Leistung erzielen und zufriedenstellende Zahlen erreichen, ist eine gründliche Einarbeitung wichtig. Gute Einarbeitungsprozesse können das Unternehmen somit voranbringen und bieten viele Vorteile.

Wenn Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden, sind sie schneller produktiv. Das liegt daran, dass die Fähigkeiten und das Wissen, die für ihre neue Rolle nötig sind, frühzeitig vermittelt werden. Zudem werden sie mit der Unternehmenskultur schneller vertraut und sie können sich schneller an das Team anschliessen.

6. Automatisierungsmöglichkeiten

Dank der Digitalisierung gibt es immer mehr Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Darum geht es auch bei IPA – der intelligenten Prozess-Automatisierung. Dabei kommen verschiedene Technologien wie KI zum Einsatz. Verschiedene Prozesse können damit ein regelrechtes Upgrade erhalten.

So verhilft beispielsweise eine CRM-Strategie zu schlankeren und teil-automatisierten Prozessen rund um den Kundenservice. CRM steht für Customer Relationship Management – es geht also rund um Ihre Kundenbeziehungen. Entsprechende Automatisierungen führen zu zufriedeneren Kunden, da Sie ihnen schneller und zielgerichtet bei Fragen und Anliegen helfen können.

Mithilfe eines CRM-Systems lassen sich jedoch noch viele weitere Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren. Vom Marketing bis zum Vertrieb sind viele Möglichkeiten gegeben. Wir von den Cloud Consultants beraten Sie gern auf das individuell beste Customer Relationship Management-Tool.